Referenstagning – ett onödigt måste?

REKRYTERING. Åsikter om vikten av referenstagning går brett isär. Varför lägga tid på en referenstagning när det inte är särskilt troligt att kandidaten lämnar en referens man inte står på god fot med? Det är väl bara ett godtyckligt, ovetenskapligt och tidsödande moment? Är det rent av så att referenstagning bara är en hygienfaktor? HR-krönikör Maria Ergül hjälper till att reda ut frågetecken.  

Hur objektiva vi än tror oss vara så påverkas vi, om än ofrivilligt, av våra värderingar, det i kombination med vår världsbild är ofta det som avgör hur vi uppfattar en situation. Om inte, så skulle människans uppfattningar kunna likställas en ON – OFF knapp som vi skulle kunna använda oss av i situationer där vi tror att våra värderingar ofrivilligt kan komma att styra våra beslut negativt. Vilka krav ställer det här på rekryteringskonsulter som professionellt alltid ska bortse från värderingar och världsbild i sin bedömning av kandidater? Samma rekryterare som ska säkerställa företagens viktigaste resurs. En resurs som kan komma att kosta företaget hundratusentals kronor, ibland miljoner om det skulle visa sig vara en felrekrytering. Med det i bakhuvudet förstår även en icke läskunnig att rekryteringsprocessen är en utav företagens absolut mest vitala processer.

“Time spent on hiring is time well spent” – Steve Jobs

Intervjuns förlängda arm
Många anser att referenstagning är den okvalificerade delen av en rekryteringsprocess, en enkel övning där man ställer frågor utifrån en fastställd mall till en eller flera av kandidaten utvalda personer. Av samma anledning delegeras ofta referenstagning till mindre kvalificerad personal. I andra fall outsourcas processen till externa företag, vilket är lika seriöst som att artistbranschen skulle slopa auditions och istället be artisterna att skicka in ett CV som bedömningsunderlag.

När jag söker på synonymer till ordet referent, får jag fram; person man hänvisar till för upplysningar, en källa för meriter. En noggrant genomförd referenstagning är lika viktig som intervjun. Det är en ovärderlig möjlighet att tillgodogöra sig ytterligare information om kandidaten. Som du ropar får du svar sägs det, med det som bakgrund ställer jag mig frågande till motivet att delegera referenstagningen till mindre kvalificerad personal med ovana att just “ropa” eller än värre till externa företag med automatiserade referensverktyg där fastställda frågor fylls i online och genererar en rapport. För att en referenstagning ska tillföra reellt värde till en rekryteringsprocess krävs det att den genomförs som en djupintervju i två steg, där det första steget är att kritiskt granska referenten för att säkerställa hens trovärdighet, därefter kandidaten. Målet med referenstagning bör alltid vara att arbeta vidare på rekryterarens upplevda känsla av kandidaten under intervjun, att bekräfta och komplettera bilden och samtidigt få en tydligare uppfattning av styrkor, utvecklingsområden och personlighet. Att då delegera processen till tredje part för genomförande ställer mig i ett offside läge. Hur ska tredje part komma åt den känsla som förmedlades under intervjun? Hur ska ett automatiserat onlineverktyg med standardiserade frågor kunna täcka upp de unika frågor som lämnades öppna hos rekryteraren under intervjun? Krävs det av ansvarig rekryterare, trots att den betalda tjänsten med tredje part finns, att kontakta referenten för att reda ut de frågetecken som ett standardiserat verktyg inte förmår att täcka? Vilket intryck ger det till referenten? Vad innebär det i tid och pengar? White colour productivity – någon? En referenstagning är ett hantverk, ingen automatiserad process där ett online verktyg ska reda ut eventuella kvarstående frågetecken kring kandidaten, om så vore fallet kan vi likväl analysera även kandidat via ett liknande verktyg – vad är skillnaden? I Sverige är vi dessutom väldigt rädda för att uttala oss negativt om någon, vilket ställer krav på rekryterarens förmåga att våga utmana referenten – hur gör man det via ett onlineverktyg?

Nu tänker nog många; hur säkerställer man att referenten talar sanning? Svaret är lika uppenbart som att mjölk är vitt. Att genomföra en djupintervju ställer höga krav på referentens faktiska kunnande om kandidaten. Krav som innebär att rekryteraren inte nöjer sig med svar som: ”Hen är en bra person” – ”Jag skulle anställa hen igen” – ”Hen är effektiv”. Varje påstående ska följas av ett exempel som verifierar den bild referenten presenterar för att det ska föras till protokoll. När en tycker något, vet en ofta varför en tycker det och därmed kan en redogöra för bakgrunden till sitt tyckande. Visar det sig att referenten inte kan svara, än mindre är villig att ta sig den tid som krävs för samtalet, innebär det att kandidaten angivit irrelevanta referenter som inte fyller det ställda kravet av arbetsgivaren – vilket ger intressant information om kandidaten.

Att vara referent är en del av ditt personliga varumärke
Det går svidande rykten om att referenter ofta talar väl om kandidater av egen intresse. Detta egen intresse kan till exempel vara viljan att bli av med en anställd som underpresterar, att en saknar mod för att neka en kollega, eller f.d. underställd en referent, eller det faktum att man tar så lättvindigt på referenstagningar att man inte inser att varje gång man går i god för en annan person sätter man sitt eget varumärke på spel. Av den anledningen ska man därför inte reflexmässigt tacka ja till att vara referent utan att se över de konsekvenser det kan medföra för en själv. Vid en djupintervju kommer referentens trovärdighet att kritiskt granskas och eventuella upptäckter skadar ingen annan än dig själv. Vem vill få epitetet, Pinocchio?

Tips för framgångsrik referenstagning

  • Boka in möte med referenten för att säkerställa hens fulla uppmärksamhet.

  • Djupintervjua referenterna

  • Ifrågasätt kandidatens angivna referenter om du bedömer att de inte kan ge den bild du efterfrågar.

  • Ansvarig rekryterare genomför referenstagningen.

  • Kandidat säkerställer att referent förstår innebörd av den referenstagning som ditt företag avser genomföra.

  • Ring referenter via företagsväxeln för att säkerställa att det är rätt person du talar med. (man kan aldrig vara tillräckligt paranoid)

De företag som inte förstår komplexiteten i rekryteringsprocessens vitala delar måste vara beredda att framgent lägga tid på att  avveckla de felrekryteringar som genomförts som ett resultat av det.

Maria Ergül
 

Maria Ergül
Maria Ergül
Maria är en debattör som inte räds för att sticka ut hakan. Hon har jobbat med HR inom globala industrier sedan 2009. Med en bakgrund inom idrotten anammar Maria ofta idrottens metodik i sitt arbetssätt. Hon har stort intresse för ledarskap- och organisationsfrågor och ser hållbar utveckling som nyckeln till framgång. I sin roll som HR Manager bidrog Maria till att Bombardier år 2015 utsågs till Årets innovatör inom Employer Branding.

One Response to “Referenstagning – ett onödigt måste?

  • Bra skrivet!! Håller helt med dig – jag som rekryterare vill genomföra mina egna referenstagning som en del av min process. Att lägga det på någon annan tar bara onödig tid att sätta in personen i förfarandet och samtidigt blir inte resultatet lika bra som om jag hade gjort det själv.

Lämna en kommentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *